Comment écrire une lettre explicative ?
Posté par Termita, mise à jour le 12/07/2024 à 21:50:36
Une lettre explicative est un document essentiel pour expliquer une situation, justifier une décision ou apporter des précisions sur un sujet particulier. Elle permet de communiquer clairement et efficacement, en fournissant des informations concises et précises. Voici un guide pour vous aider à rédiger une lettre explicative efficace :1. Déterminer l'objectif de la lettre
Avant de commencer à écrire, il est important de bien définir l'objectif de votre lettre.
* Quel est le message principal que vous souhaitez transmettre ?
* Quel est le résultat que vous souhaitez obtenir ?
* A qui s'adresse la lettre ?
2. Structurer la lettre
Une lettre explicative se structure généralement en trois parties :
* Introduction : Présentez clairement le sujet de la lettre et l'objectif que vous souhaitez atteindre.
* Développement : Expliquez en détail la situation, les circonstances et les motivations qui justifient votre message. Utilisez des arguments clairs et concis, en vous appuyant sur des faits et des exemples concrets.
* Conclusion : Réaffirmez votre position et précisez les actions futures à prendre (si nécessaire). Vous pouvez également exprimer votre disponibilité pour répondre à d'éventuelles questions.
3. Adopter un ton clair et professionnel
* Soyez clair et précis dans votre langage. Évitez les termes techniques ou le jargon si le destinataire n'est pas familier avec ceux-ci.
* Restez objectif et factuel. N'exagérez pas et ne faites pas de suppositions.
* Adoptez un ton poli et respectueux.
* Utilisez des phrases courtes et des paragraphes concis.
4. Vérifier la lisibilité et la correction
* Relisez attentivement votre lettre avant de l'envoyer. Vérifiez l'orthographe, la grammaire et la ponctuation.
* Si possible, demandez à une autre personne de relire votre lettre. Un regard extérieur peut vous aider à identifier des erreurs ou points à améliorer.
Exemple de lettre explicative
Objet : Absence au travail - [Nom de l'employé]
Madame/Monsieur [Nom du responsable],
Je vous écris pour vous expliquer mon absence au travail du [date] au [date].
J'ai été victime d'un [expliquez brièvement la cause de l'absence, ex: accident de la route, maladie]. J'ai été hospitalisé(e) et je suis actuellement en convalescence à [lieu].
Je me suis présenté(e) à l'hôpital le [date] et j'ai reçu un certificat médical attestant mon incapacité de travail du [date] au [date].
Depuis mon retour à domicile, mon état de santé s'améliore progressivement et je suis confiant(e) dans ma capacité à reprendre le travail le [date].
Je vous prie de bien vouloir accepter mes excuses pour la gêne occasionnée par mon absence et je vous remercie de votre compréhension.
Sincèrement,
[Nom de l'employé]
Conseils supplémentaires:
* Indiquez vos coordonnées complètes (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse email).
* Joignez les pièces justificatives nécessaires (certificat médical, etc.).
* Adaptez le contenu et le ton de votre lettre à votre destinataire et à la situation.
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